省時備忘的100條技巧
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1.隨身攜帶一本小冊子，每想到要做的事都馬上寫下，無需寫得詳細，能喚起自己記憶便可。 2.每天下班前，把所有明天需做的事依緩急程度排列寫下，並且定下每項之預算時間需要，作為明天的工作計畫。 3.每週的最後一天,檢查一下下周需做的事. 4.旅行或度假的十天前,把要準備的事寫出一份清單,逐件處理. 5.督促自己跟從每天的工作計畫做事,儘量不要脫離計畫.
6.不要隨便接受一個不可能的限期. 7.在每一批要做的事裏,仍應有先後次序之分,按重要和緊迫程度定下次序,逐一完成. 8.找出第一步往往是解決的開始. 9.每隔兩周,檢討一次哪些進度太緩慢,甚至停頓下來的事. 10.對所做的事都預先定下完成時限.
11.一件事到了預定時限仍未完成,檢討一下是否曾有未能預知情況出現,或者是否自己剛才放緩了思考,又或者是因為做法錯了. 12.與人見面或者開會,先表明大家對時限的看法才開始,如此,過程的節奏會更緊密. 13.避免做出"多少時間都可以"之類的大方表現. 14.一些瑣事,不應用太多時間作出決定,可以先定下可容許時間(利用一分鐘做討論),若到了時間還未有結果,可以跟隨他人意見或者接受第一個出現的合理選擇. 15.按已決定的時限完成事情能培養出凡事能預知何時完成的能力.如此,別人對你會有很大的西,樂意與你交往.
16.預先控制每事所花的時間,便能在一段時間內完成比別人多. 17.如果所容許的時間不夠完成一件事,思考一下其中最重要的部分是什麼,先處理那個部分如此,事情的結果能保存最大的價值. 18.凡事只做一次,尤其是收到的檔\書信及資料,訓練自己只一遍. 19.凡是在要與不要之間 的東西,都是可以不要的. 20.培養"凡事只做一次"的決心.這能逼使自己做事的時候更用心,更周全,因為知道只有一次機會,如此便鍛煉出高效率的處事能力.
21.很多事並不是一次做得不好,多做幾次便會帶來好的效果.就象做好了而要改的衣服,只會越改越差. 22.養成凡事只做一次的聲譽,與你交手的人會更認真,更尊敬你,亦會因為知道拖延時間無用,而更早與你達成最好的協定. 23.時間是無從補充的資源,故此,用在每一件事的時間都應視為一種投資,因而應該要求有合理的回報率.比較兩件事之間的取捨,亦可憑此決定. 24.有了凡事只做一次的習慣,會大大減少積存待辦的事或檔,使到自己的自信和能力更強. 25.同一時間只做一件事,在做的時候把整個人的精神\能力\意念全部放在一件事上. 26.利用科技去節省時間,提高效率. 27.可以用電郵短訊,不要用電話;可以用電話的,不要見面. 29.把命運放在自己的手裏,不要讓別人支配你的時間而覺得無可奈何. 30.浪費二十分鐘比浪費二百分鐘好,處於對自己對別人都沒有貢獻的場合中,想方法早點告退.
31.不想在可以沒有自己的會議中浪費時間,可以叫你的秘書五分鐘後打電話找你,說有急事要你速回. 32.把校友會或朋友 的頻密次數減半. 33.把沒有收穫又沒有急需聯絡的人,可以用明信片維持,言減意深. 34.多年關係但又沒有貢獻的吃喝聚會取消或者減至每月一次. 35.積存檔\書信\記錄\雜誌\甚至雜物,只會引起收拾\整理\尋找\堆疊的工作,虛耗時間,問題的起因是購買或存起時沒有好好地想清楚是否需要.
36.最重要的文件存放在保險箱,次重要的東西都應有他們特定的櫃和箱,以便需要時容易找尋. 37.不要回避必來的工作,主動去找尋它面對它,是最省力的方法. 38.常常問自己:"這是否此刻我可以做的最重要的事?" 39.拖延會產生壓力和焦慮,不要等"最恰當的一刻"去做某件事. 40.每天預留1-2小時空白時間去處理突然出現的事情.若無突然出現的事情,把預留時間用在學習或者進修上.
41.分析每天花多少時間問答電話和閱讀!前者是否太多?後者是否太少? 42.學會對不夠重要的事和人說:"不"，保存自己運用時間的主動力. 43.多委派工作給手下. 44.每一件東西都應該有安放的地方,自己的空間(例如櫃面)是使用它們的空間而不是安置它們得空間. 45.每一件巨大的事分割為幾件小事.小事較易控制和完成,因而整件事也會更快完成.
46.做一個有44格的儲檔袋,其中31格代表未來一個月的每一天,12格代表未來12個月和1格代表明年.所有需要在將來處理的事,都可以用紙寫下來,存放在這個儲檔袋裏. 47.不要只用一個方式去做閱讀工作,應該至少有速讀\細讀\精讀和欣賞四種. 48.用快速掃描的閱讀方式先去瞭解檔\文章的性質,再決定應否詳細閱讀. 49.新聞無需花太多時間去知道或吸收,因為數小時後它便不新了. 50.長篇的文章,需太多時間才能看完.應先看看是否明白它的立場,若是同意而你又已經清楚的,無需去看;若不同意,看看文章提出的第一個論證,若你覺得合理或者有新穎的看法的,才應該看下去.
51.找出自己吸收文章內容最快的方式.有些人需要寧靜的環境,有些人需要音樂,更有些人需要讀出聲. 52.每天最少20分鐘運動,保持身體健康,頭腦清醒敏捷. 53.找出自己的生理韻律,什麼時候最適宜思考\做決定.把重要的工作安排在那段時候. 54.當體力\精神或情緒不好時不要做重要的思考和決定.把決定的時間推去明天早上,給自己多一點時間去推敲\思量. 55.每天都給自己最少半小時做自我思考工作:整理\淨化自己的思想,檢討對人\對事的看法;處理雜亂的,不應該有的意念.
56.凡是"等待"的時間都可以利用,例如等待事物,等待乘車\等待別人等.一般人每天可以有2-3小時之多的"等待時間". 57.在車\船看書會暈的朋友,可利用耳聽錄音的學習方式學習. 58.很多不用細讀的檔\郵件及文章都可以隨身攜帶,利用"等待時間"去做速讀. 59.利用午飯或者喝咖啡的時間去促進人際關係或者進行輕鬆討論. 60.把一些需要考慮或者策劃的事寫在一張紙上,在"等待時間"裏抽出一個題目思考.(例如等車\乘車)
61.在電話旁放一些你想牢記的字句,每當撥或談電話等待對方時看看. 62.隨身攜帶著一部你要看的書或文章. 63.看電視時,身邊放一些適合速讀的檔和文章,每當廣告出現時便閱讀. 64.生活裏有很多緊迫而不重要的事,這些事使我們失去控制局勢的能力,往往只是為別人而不是為自己而做,儘量避免他們. 65.檢討一下每天裏我們做了多少不重要又不緊迫的事.
66.儘量做重要而不緊迫的事,例如學習\策劃工作\促進健康等.它們才是使我們成功的事. 67.所有需要一段時間完成的事,都先定下目標,而且在過程中不斷檢討是否越來越接近目標. 68.提醒自己是否讓"IN-BOX"支配自己的工作生活,即是憑到來的事的壓力大而細的行動,這種生活很辛苦,去找出突破的方法吧! 69.每天問自己一次:"今天裏我忙碌的事情中,有多少是對這份工作的目標有真正而直接的貢獻?" 70.分析自己的強項和弱點:如何再提高強項的發揮?怎樣消除弱點給自己的障礙.
71.明白每人每天都有同樣的24小時,你不可能有"沒有時間"或者"不夠時間"的問題,你只有如何運用時間的問題. 72."太忙"只不過是不做某件事的藉口,那只是把時間用在你認為更重要的事而已,想想到底什麼才是真正重要的. 73.問問自己有沒有做一些事,使到每天忙的結果,只不過是明天做同樣事或更忙的原因. 74.學習高速地做得更多不會使你成功和快樂,令你完善地做好應該做的事才會. 75.錯誤的感覺和看法,能使我們不斷地做沒有效果的事,直到累死為止,我們有犯這個錯誤嗎?
76.做了而沒有效果,應先停下來和別人商量一下才繼續下去. 77.看不清楚一件事應否,先問問自己:"不做會有什麼效果?" 79.遇上有些偶然發生而又難以取捨的事,問問自己:"假如自己沒有經過或遇上,會怎樣?" 80.明白自己對凡是都有三個以上的選擇.
81.添置個人便攜電腦,這是最快最容易去增加自己腦袋能力和節省時間的方法. 82.每次說話前,先想一想,如何只用兩句話說出你的意思.練習一段時間,你會發覺自己說話的能力大大進步,不會冗長而意思鬆散. 83.說話時先說出你的結論,若大家同意,便可繼續下去.若有人不明白或者不同意,你才有需要做出解釋或說明. 84.對不懂的事說"我不懂";對不明白的事說"我不明白",並且請求解釋. 85.永遠不要還未清楚瞭解任務便接受或離開.
86.在討論時,從對方的觀點建築一條思路去和自己的看法連接是最快達到協議的方法.一般人往往只從自己的看法向方築路,結果浪費大量的時間和精力. 87.在爭論時,從雙方一致看法的地方延伸去未達一致的地方,會更快達到效果. 88.說"我不明白,但我在乎你的看法,請幫助我去瞭解你的意思" 89.所有與人交手的情況裏,先明白對方的需要和限制. 90.與人交手時,找出"三贏"的方法會是最快的解決方法.
91.把公司的電話全部裝置自動切斷系統,凡說話超過五分鐘,電話便會自動切斷. 92.開會時第一個到會的人負責掛一個紙袋和一塊板在門口,上面寫著遲到者每分鐘扣十元,由他負責維持這個制度知道全體到齊為止. 93.凡是有會議,必須先訂明時限及其中議程及每一部分的預定時間,會議超出時限十分鐘以外者,每名參加者罰每分鐘十元,所得款捐員工福利基金. 94.把自己所有的證件號碼等資料記錄在一張紙上,連同影印副本,放在一個信封裏存好備用. 95.晚上睡眠前的一個小時不想做與工作有關的事,能使睡眠的品質更好.
96.每三個月做一次整個工作情況的檢討,找出改善的地方. 97.學習自我催眠,瑜珈或靜坐,這能幫助一個人保持更平靜的心境,更清醒的頭腦. 98.從不在情緒控制自己的時候說話或做決定. 99.有情緒時喝水及做運動,例如:走路或散步,平靜時才回來. 100.相信總有更好的辦法.
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